← Назад

Документы в сделке застройщика

Менеджеры уходили из продукта в Word на критическом этапе сделки. Я вернула документы в контур сделки и сократила ручную работу.

За 6 месяцев после обновления:

+10% Доля активных менеджеров, создавших хотя бы один договор в системе

+37% Рост количества документов в системе

Главный экран кейса по работе с документами в сделке

Контекст 01

Profitbase — B2B SaaS для застройщиков. В мастер-сделке продукт объединял ключевые этапы оформления недвижимости, но блок документов выпадал из этого процесса.

После заявки и подбора условий менеджер продолжал работать вручную: готовил документы в Word и Google Docs, согласовывал правки, искал нужные версии и потом отдельно загружал файлы в систему для регистрации.

Таким образом, документы были связаны с этапом регистрации и не могли участвовать в системе на ранних этапах. Для менеджера это означало лишние действия, путаницу в версиях и потерю времени. Для бизнеса — слабую управляемость процесса и потерю скорости на важном этапе сделки.

Моя роль 02

Я отвечала за сценарий работы с документами внутри мастер-сделки: логику flow, структуру решения, UX ключевых экранов и связку с соседними этапами процесса.

Работала вместе с PM, аналитиком и разработкой. Решение нужно было не просто сделать удобным, а встроить в реальный сценарий сделки без разрывов.

Задача 03

Нужно было переработать сценарий с документами так, чтобы менеджер смог работать с ними на любом этапе сделки. На старте я собрала сценарий по трём источникам: текущий путь сделки, обратная связь от застройщиков и продуктовая аналитика.

Это показало, что проблема была не в одном экране, а в разрыве между сделкой, документами и регистрацией. Я составила CJM текущего сценария и карту ролей — это зафиксировало, кто и где выпадает из процесса.

Из этого я вынесла три вывода: документ в этом процессе — не вложение, а часть сделки; у разных клиентов с документами работают разные роли: менеджер, юрист или оба вместе; документы нужно проектировать сразу с учётом следующего этапа, а не как локальную функцию.

Документы в сделке до

Доступны только на этапе подготовки договора

Старый сценарий документов в сделке до переработки

Новый блок документов в сделке после переработки

Документы в сделке после

Доступны на любом этапе сделки

Стратегия 04

Я проектировала блок документов не как отдельный раздел с файлами, а как часть сделки. В первой версии сфокусировалась на трёх задачах: сократить ручную работу за счёт шаблонов, генерации и перегенерации; удержать работу с документами внутри сделки; подготовить документы к следующему этапу без ручной пересборки.

Мы сознательно не шли в сложный редактор и не пытались покрыть все частные сценарии. Для первой версии было важнее убрать главный разрыв в процессе и быстрее запустить рабочее решение.

Решение 05

В итоге решение позволило сразу работать с документами прямо внутри мастер-сделки: можно загрузить файл, выбрать шаблон, сгенерировать документ из данных сделки, пересобрать его при изменениях и добавить подписантов.

Я оставила единый вход в блок документов внутри сделки, потому что пользователи приходили туда с разными задачами: быстро добавить файл, собрать комплект или подготовить пакет к регистрации.

Чтобы сценарий был проще в работе, на верхнем уровне я разделила документы на рабочие и подписанные. Для более сложных процессов добавила ответственность по документу — это помогало там, где в сценарии участвовали несколько ролей.

В результате менеджер мог собрать пакет документов, согласовать его и передать дальше без ручного разрыва между подготовкой и регистрацией.

Валидация 06

В первой версии мы специально ограничили объём решения и не уходили в полный документооборот. Перед релизом проверили критические пути сделки с командой, отдельно просмотрели десктопную и адаптивную версии и доработали тексты, статусы и различия между загрузкой, генерацией и перегенерацией.

Это помогло сделать сценарий понятнее без лишнего обучения.

Результат 07

После запуска использование блока документов выросло: доля активных менеджеров, создавших хотя бы один договор в системе, +10%; доля менеджеров, использующих шаблоны, +3%; количество документов, созданных или загруженных в системе, +37% за 6 месяцев после запуска к аналогичному периоду до.

Я не связываю это напрямую с выручкой: блок документов не был основным драйвером монетизации. Но решение дало понятный операционный эффект — больше работы с документами стало происходить внутри системы, а переход к следующему этапу сделки стал менее ручным.

Документы открываются в сайдбаре

Пакет документов

Выбор шаблона